Eine Sache, die bei vielen ERP-Einführungen übersehen wird: wie das aussieht, was deine Kundin am Schluss als PDF in der Hand hält oder per Mail im Anhang findet.
Odoo erzeugt out of the box ziemlich viele PDFs — Rechnung, Offerte, Auftragsbestätigung, Stundenrapport, Zahlungs-Quittung, Mahnung. Jeder davon ist eine physische Berührung mit deiner Marke. Ein Papier oder PDF, das in der Buchhaltung deiner Kundin landet, manchmal ausgedruckt wird, archiviert wird, in Mappen abgeheftet wird, und in zwei Jahren bei einer Treuhänder-Prüfung wieder hervorgeholt wird.
Standardmässig kommt das so:
Funktional korrekt, DIN5008-konform für die deutschsprachige Welt, druckt richtig. Aber der Look kommt von der Software, nicht von dir. Wenn deine Kundin die Rechnung neben einer von ihrem Treuhänder oder einem Lieferanten ablegt, sieht es bis auf Logo und Firmennamen identisch aus. Markenpräsenz: gering.
Was ich daraus gemacht habe
Bei Groundworks habe ich diese sechs Beleg-Templates umgebaut:
- Rechnung
- Offerte und Auftragsbestätigung
- Stundenrapport (Tabelle und pro-Auftrag-Variante)
- Zahlungs-Quittung
- Mahnung
So sieht eine Rechnung jetzt aus, wenn sie von mir rausgeht:
Identische Daten, identische technische Basis — ganz anderer Eindruck. Was sich konkret ändert:
- Eigene Schrift (Inter, eingebettet) — dieselbe wie auf der Webseite und in den Mails, durchgängig erkennbar
- Wortmark
groundworks.oben mit Terracotta-Punkt, kleiner Doc-Type-Eyebrow rechts („Rechnung", „Auftrag", „Gutschrift") - 2pt Terracotta-Trennlinie als ruhiger Akzent
- Eyebrow-Labels in Terracotta-Caps statt fetter schwarzer Section-Header — leiser, magazin-artig
- Cremefarbene Total-Card rechts unten — der wichtigste Betrag springt sofort ins Auge
- Page-Break-Logic: bei mehrseitigen Belegen wiederholt sich der Tabellen-Header korrekt, keine Items-Zeile bricht mitten durch
- QR-Bill (Schweizer Pflicht) auf eigener Folgeseite, sauber abgesetzt
- Closing-Block: „Vielen Dank für dein Vertrauen. Bei Fragen einfach melden. Herzlich, Michael" — statt einer leeren Zeile
Sieh es dir selbst an: Beispiel-Rechnung als PDF herunterladen (anonymisierte Beispieldaten, ~100 KB, mit QR-Bill auf Seite 2). Druck sie aus, leg sie neben deine letzte Standard-Rechnung — der Unterschied wird sofort spürbar.
Und so sieht die Rechnung aus, sauber als PDF gerendert:
Wie es technisch geht — kurz
Odoo rendert PDFs aus HTML mit CSS, etwa so wie ein Browser, nur als Druck-Output. Die Architektur erlaubt eigene Layouts, ohne dass du den Odoo-Standard verbiegst: ein eigenes External-Layout-Template überlagert die Defaults sauber.
Ich habe das Brand-Layout für Groundworks als installierbares Modul verpackt (groundworks_report_layout). Das macht es portabel: bei einer neuen Mandantin, die auch das Brand-Layout will, ist es ein Upload, kein Re-Implementing. Lässt sich auch sauber wieder deinstallieren — dann ist alles auf Odoo-Standard zurück.
Was es bringt
- Wiedererkennbarkeit — jede Rechnung, jeder Auftrag, jeder Stundenrapport zeigt deine Marke. Die Buchhalterin deiner Kundin sieht deinen Namen, deine Farben, dein Schriftbild jeden Monat. Über Zeit wird das vertraut.
- Glaubwürdigkeit auf den ersten Blick — saubere Belege signalisieren saubere Arbeit. Wer sich um die Rechnung kümmert, kümmert sich vermutlich auch um den Auftrag.
- Konsistenz über alle Touchpoints — Mails, Webseite, PDFs sprechen die gleiche Sprache. Keine drei verschiedenen Firmen.
Was du daraus mitnehmen kannst
Bei einer Odoo-Einführung gibt es drei Layout-Ebenen, auf die sich der Blick lohnt: Mails (siehe vorheriger Beitrag), PDFs (dieser Beitrag), Web-Portal (kommt noch).
Wenn du Odoo neu einführst: ein halber bis ganzer Tag für PDF-Layouts ist eine sinnvolle Investition. Die Belege bleiben jahrelang in den Buchhaltungen deiner Kundinnen — der ROI ist langlaufend.
Wenn das nach mehr Aufwand klingt als du gerade hast: genau das ist die Sorte Customizing, die ich bei Mandaten direkt mit reinpacke. Eine Bestandsaufnahme im Erstgespräch klärt schnell, welche Belege bei dir am häufigsten rausgehen und wo die grössten Hebel sind.
Eine Stunde Erstgespräch, kostenlos. Ich schaue mir an, welche Belege deine Kunden am häufigsten zu sehen bekommen und welche du erstmal Standard lassen kannst.