Eine Sache, die bei vielen ERP-Einführungen zu wenig Aufmerksamkeit bekommt: wie das aussieht, was deine Kundin am Schluss im Posteingang sieht.
Odoo verschickt out of the box ziemlich viele Mails — Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Lieferbenachrichtigung, Zahlungs-Quittung, Angebot. Jede einzelne davon ist ein Touchpoint mit deiner Marke. Standardmässig sehen die alle gleich aus — Odoo-typisch:
Funktional korrekt, technisch sauber, DSGVO-konform. Aber der Look kommt vom Software-Hersteller, nicht von dir. Und das ist der Punkt: deine Kundin erkennt darin nicht deine Firma, sondern erkennt darin Odoo. Wenn deine Webseite, deine Visitenkarte und deine Mails drei verschiedene visuelle Sprachen sprechen, fehlt Konsistenz — und damit ein Stück Vertrauen.
Was ich daraus gemacht habe
Bei Groundworks habe ich diese acht Mail-Vorlagen umgebaut:
- Verkauf: Angebot senden
- Verkauf: Auftragsbestätigung
- Rechnung: Versand
- Rechnung: Zahlungserinnerung (Mahnung)
- Zahlungs-Quittung
- Gutschrift: Versand
- Lieferbenachrichtigung
- Portal-Einladung
So sieht eine Offerte jetzt aus, wenn sie von mir rausgeht:
Identische Daten, identische Datenquelle, ganz anderer Eindruck. Was sich konkret ändert:
- Eigenes Layout mit warmem Hintergrund, Wortmark oben, Terracotta-Akzentlinie — gleiche visuelle Sprache wie auf groundworks.ch
- Du-Form statt „Sehr geehrte Frau" — passt zur Beratungsbeziehung, die ich aufbauen will
- Kurze Sätze statt Boilerplate
- Eckige Terracotta-Buttons statt Standard-Lila
- Mobile-responsive: über die Hälfte der Mails wird am Handy gelesen
- Signiert von mir, mit michael.habegger@groundworks.ch — nicht „Best regards, Sales Department"
Wie es technisch geht — kurz
Odoo trennt zwei Ebenen: die Layout-Hülle (Mail-Rahmen, Schriften, Farben, Footer) und die konkreten Vorlagen (Body-Text, Anrede, Buttons). Beide lassen sich anpassen, ohne ein einziges Custom-Modul. Aufwand: ein halber bis ganzer Tag. Was du brauchst: HTML mit Inline-Styles, Verständnis der Odoo-Platzhalter ({{ object.name }} usw.), klare Brand-Vorstellung.
Das ist's an Technik. Der Rest ist Sorgfalt: jede Mail in den wichtigsten Clients durchschicken (Gmail, Outlook Mac/Windows, Apple Mail, Outlook Web) und prüfen, dass alles sauber rendert. Mail-Clients sind tückisch — was in Gmail perfekt aussieht, kann in Outlook 2019 zerschossen wirken.
Was es bringt
- Wiedererkennbarkeit — die Empfängerin sieht deine Marke jedes Mal, wenn sie eine Mail bekommt. Über Monate setzt sich das.
- Konsistenz über Touchpoints — Webseite, Mails, PDFs sprechen die gleiche Sprache. Keine drei verschiedenen Firmen.
- Vertrauen in heikle Mails — eine Standard-ERP-Mahnung sieht aus wie ein Robo-Mahnbrief. Eine Mahnung in deinem Brand wirkt wie etwas, das ein Mensch in deiner Firma geprüft hat. Bezahlquoten steigen messbar.
Was du daraus mitnehmen kannst
Wenn du Odoo neu einführst oder schon nutzt: die Mail-Vorlagen sind ein guter erster Schritt für sichtbare Brand-Konsistenz. Die Belege bleiben jahrelang in den Posteingängen deiner Kundinnen — der Effekt ist langlaufend, nicht einmalig.
Wenn das nach mehr Aufwand klingt als du gerade hast: das ist genau die Sorte Customizing, die ich bei Mandaten direkt mit reinpacke. Ein Erstgespräch klärt schnell, welche Mails bei dir am häufigsten rausgehen und wo die grössten Hebel sind.
Eine Stunde Erstgespräch, kostenlos. Ich schaue mir an, welche Mails bei dir täglich raus gehen und welche Hebel den grössten Brand-Effekt haben.